Outlook ve E-Posta Kuralları

Outlook ve E-Posta Kuralları
İstenmeyen postalardan kurtulmak için, Outlook ve diğer e-posta yönetim programlarının sunduğu çeşitli yöntemlerden yararlanmanız mümkün. En sık başvurulan yöntem ise, hiç kuşkusuz "kural" koymak. Öyleyse gelin, daha önce kısaca bahsettiğimiz kuralları yakından tanıyalım.

Genellikle "spam" şeklinde adlandırılan çöp postaların yarattığı en büyük sorun, yol açtıkları vakit kaybıdır. Özellikle çok fazla e-posta alan bir kişi için her mesajın ne olduğuna bakıp gereksizleri tek tek silmek, uzun zaman alan bir uğraştır. Ama arada sırada e-posta alıyorsanız, ciddi bir sorun da yok demektir.

İsteğiniz dışında gönderilmiş olan ve tanımadığınız kişilerin imzasını taşıyan e-postalar, neden oldukları vakit kaybının yanı sıra çoğu kez virüs riski de taşımaktadırlar. Elektronik posta yoluyla bulaşan virüsleri mutlaka duymuşsunuzdur. Bu tip bir virüs taşıyan mesajları açıp okumanız, bilgisayarınıza virüs bulaşmasına ve geri dönüşü olmayan ciddi sistem arızalarına yol açabilir. "Spam'den ya da virüs taşıyan mesajlardan korunmanın en kolay yolu, e-posta yönetim programınızı kullanarak kurallar oluşturmaktır.

FARKLI KURALLAR

Kuralların her biri, aslında birer e-posta komutudur. Oluşturulan kurallar, program tarafından hafızaya alınır ve gerektiğinde çalıştırılır. Farklı özelliklere göre ve farklı durumlara göre kurallar oluşturulabileceğinden, birden fazla kural aynı anda devreye girebilir. İşte birkaç küçük örnek:

Eğer mesaj "X" kullanıcısından geliyorsa "X" klasörüne taşınabilir. Mesajın konu satırı belli kelimeleri içeriyorsa, istediğiniz farklı bir klasöre kopyalanabilir. "Kime" ya da "Bilgi" alanlarında önceden belirtilmiş bir adres bulunuyorsa, bu mesaj da farklı bir klasöre gönderilebilir. Ayrıca tüm bu örnekleri, sadece tek bir kural içerisinde birleştirmeniz de mümkündür ("eğer X kullanıcısından gelen e-posta'nın Konu satırında "İŞ" yazılıysa ve benim e-posta adresim "Bilgi" kısmın-daysa, mesajı "Rapor" klasörüne taşı" kuralında olduğu gibi).

1- Outlook programının "Araçlar" menüsünden "Kurallar ve uyarılar" seçeneğine tıklayın.

2- Ekranda "Kurallar ve uyarılar" penceresi açılacaktır. Eğer daha önce hiçbir kural oluşturmadıysanız, pencerenin içi de boş görünür. İlk kuralınızı oluşturmak için "Yeni Kural" düğmesine tıklayın.

3- Açılan yeni pencere iki ana bölüme ayrılmıştır. Üstteki bölümde, önceden hazırlanmış kural şablonları yer alır. Alt bölümde ise kuralın açıklamasını görebilirsiniz. Mesajın göndericisinden yola çıkarak kural oluşturmanızı sağlayacak olan "Birinden gelen yeni iletileri taşı" satırını işaretleyin.

4- Alt bölümdeki "Kişi Veya Dağıtım Listesi" satırına tıklayın. Seçili satırın rengi değişecek ve karşınıza yeni bir pencere çıkacaktır.

5- "Adı" sütunundan kurala eklemek istediğiniz ismi seçin ve "Kimden" düğmesine basarak sağ taraftaki "Gönderenin adresini belirtin" sütununa taşıyın. İsterseniz, sol alt kısımdaki "Yeni" düğmesini kullanarak yeni bir kişi eklemeniz de mümkün.

6- "Tamam" düğmesine basarak bir önceki pencereye dönün ve alt bölümdeki "Belirtilen" kelimesine tıklayın.

7- 5. adımda belirlediğiniz kişiden bir e-posta geldiğinde, Outlook'un bu mesajı hangi klasöre kaydedeceğinizi belirlemelisiniz. Sol bölümden istediğiniz klasörü seçtikten sonra "Tamam" düğmesine basın. Böylece pencere kapanacaktır.

8- Karşınızdaki pencerenin alt kısmında yer alan "İleri" düğmesine tıkladığınızda, hazırlamakta olduğunuz kuralı görebilirsiniz. Eğer üzerinde değişiklik yapmak istediğiniz bir detay varsa, bunu yapmanız oldukça kolay.

Eğer her şey yolundaysa, "İleri" düğmesine üç kez tıklayın.

9- Son olarak karşınıza, oluşturduğunuz kurala isim vereceğiniz pencere çıkacaktır. Birden fazla kural oluşturduğunuz zaman, kuralları birbirinden ayırt etmek için bu isimler çok işinize yararlar. İsmi yazdıktan sonra "Son" düğmesine tıklayın. Bundan böyle belirli bir kullanıcıdan gelen önemsiz reklam mesajları, vaktinizi harcamadan bir klasörde birikecektir. Dilerseniz bu mesajları boş bir zamanda gözden geçirebilir veya doğrudan silebilirsiniz.

DİKKAT: KLASÖRÜ BOŞALTIN

Sildiğiniz, yani "Silinmiş öğeler" klasörüne gönderdiğiniz mesajlar, aslında gerçek anlamda silinmezler. Sadece farklı bir klasöre taşınırlar. Bu mesajları tamamen silmek için, "Silinmiş öğeler" klasörünü boşaltmanız gerekli.

İPUCU: OUTLOOK EXPRESS VE KURALLAR

Outlook Express ile kural oluşturmak İçin, önce "Araçlar" menusunu açın. Daha sonra "İleti Kuralları" satırının üzerine gelin ve bir süre bekleyin. Ekranda küçük bir menünün açıldığını göreceksiniz. Bu menüden "Posta" seçeneğine tıklarsanız, kural oluşturma penceresini açabilirsiniz.