PC'deki Adres Defteriniz

PC'deki Adres Defteriniz
Eğer sık sık e-posta gönderiyorsanız, her seferinde alıcının adresini yeninden yazmak can sıkıcı olabilir. Neyse ki Adres Defteri var...

E-posta programınızı çok sık kullanmıyor ve sadece arada sırada yeni mesaj gönderiyorsanız, her mesaj İçin alıcının adresini yazmak sizi fazla yormayacaktır. Ama zamanla bu trafik artar da bir gün içerisinde çok sayıda e-posta göndermek zorunda kalırsanız, olay yavaş yavaş zorlaşır. Eğer günde 20 e-posta gönderen bir kullandıysanız, ne demek istediğimizi zaten anlamış olmalısınız. Peki ama her seferinde adres yazmak zorunda olmadığınızı biliyor musunuz? Elektronik posta programlarının adres defterleri ile bu mümkün...

ADRES DEFTERİNDE NELER VAR?

Adres Defteri, aslında basit bir telefon rehberi gibi çalışır. Ancak bu kez asıl amaç, telefon numaralarının yerine e-posta adreslerinin saklanmasıdır. Outlook Express gibi e-posta programlarında gördüğümüz adres defterlerinin kullanımı son derece basittir. Ama başta Outlook olmak üzere daha gelişmiş bazı programların adres defterleri karmaşık bir yapıya da sahip olabilir. Basit adres defterleri daha çok ev kullanıcıları için hazırlanmıştır. Karmaşık adres defterleri ise profesyonellerin ihtiyaçlarını karşılayacak şekilde düşünülmüştür ve çok sayıda ekstra özellik sunarlar.

Adres defterlerinin en önemli özelliklerinden birisi, gelişmiş arama seçeneklerine sahip olmalarıdır. Örneğin tek bir kişinin adresini arayabileceğiniz gibi, bir şirkete ait tüm adreslerin listelenmesini de sağlamanız mümkündür.

Adres defterlerinin içeriği sadece e-posta adresleri ile sınırlı olmak zorunda değildir. Kayıtlara ev / iş adresleri, telefon numaraları veya şirket bilgileri gibi birçok farklı detay da eklenebilir. Özellikle ofis çalışmalarında tüm bu bilgilerin bir arada tutulması önemli bir kolaylık sağlar. Kısacası Adres Defteri dendiğinde aklınıza sadece e-posta adreslerini saklamak için kullandığımız küçük bir uygulama gelmemeli.

KİŞİLER VE GRUPLAR

Adres Defteri'ne yeni bir adres eklemek son derece kolaydır. Öncelikle araç çubuğundan "Adresleri seçin ve Adres Defteri'ni açın. Burada "Yeni" düğmesine basın ve açılan menüden "Yeni Kişi" seçeneğine tıklayın. Ekrana küçük bir pencere gelecektir. Bu pencereye, eklemek istediğiniz kişi hakkındaki her türlü bilgiyi girebilirsiniz.

Aynı mesajı birden fazla alıcıya kolaylıkla göndermek istiyorsanız, Adres Defteri'nde kayıtlı olan e-posta adresleri ile belli gruplar oluşturmanızı öneririz. Bunun için ilk olarak Adres Defteri'ni açmalısınız. Adres Defteri'nin araç çubuğundan "Yeni"yi seçin ve açılan menüden "Yeni Grup" satırına tıklayın. Ekranda farklı bir pencere açıldığını göreceksiniz.

Önce gruba vermek istediğiniz adı seçin. Daha sonra "Üyeleri Seç" düğmesine tıklayın. Adres Defteri açılacak ve gruba eklemek islediğiniz isimleri seçmenizde size yardımcı olacaktır. Seçim işleminden sonra "Tamam" düğmesine basın ve grup oluşturma işlemini sona erdirin.
Gruba ait tüm adreslere mesaj göndermek için, "Kime" alanına grubun ismini yazmalısınız. Böylece program, mesajı otomatik olarak tüm alıcılara gönderecektir. Eğer birden fazla grup oluşturduysanız, yanlış gruba yanlış bir mesaj göndermemeye dikkat etmenizde yarar var.

E-POSTALARA ADRES EKLEMEK

Bir e-postaya alıcı adresini yerleştirmek İçin iki farklı yönteme başvurabilirsiniz. İlki araç çubuğundaki "Adresler" simgesi ile Adres Defteri'ni açmak ve istediğiniz alıcının adresini çift tıklamaktır. Bu işlemin ardından yeni mesaj yazmak için kullandığımız pencere otomatik olarak açılır ve "Kime" alanında alıcının adresi belirir.

İkinci yöntem ise "Yeni Mesaj" penceresi açıldıktan sonra kullanılır. "Kime" alanının sol kısmındaki küçük defter simgesine tıklayarak Adres Defteri'ni açabilir ve alıcının adresini bu şekilde seçebilirsiniz. Aynı durum "Bilgi" ve "Gizli" alanları için de geçerlidir.

BİLGİ VE GİZLİ

"Kime" kelimesi ile belirtilen alan, asıl alıcının e-posta adresini yazmak için kullanacağınız alandır. Altındaki iki boş alan da yine benzer şekilde kullanır fakat kullanım amaçları farklıdır. "Bilgi" alanı, mesajın orijinal alıcısı dışında kalan ve bu mesajı sadece bilgi amacıyla görecek olan kişilerin e-posta adresleri için kullanılır. "Gizli" alanı ise, yine e-postayı orijinal alıcısının dışında kalan farklı kişilere göndermek içindir. Ancak buraya yazacağınız adresler gizli tutulur ve diğer alıcılar tarafından görülmez.

İPUCU: YEDEKLEYİN

Adres defterleri, kullanıcılarına çok büyük bir kolaylık sağlarlar. Bu yüzden onları özenle korunmanız gerekir. Programda oluşabilecek bir hata, bir virüs saldırısı ya da elektrik kesintisi esnasında tüm bilgilerin kaybolmaması için Adres defterinin bir kopyasını çıkartmalı ve bu kopyayı disket ya da CD'de saklanmalısınız. Kopyalama işlemi için önce Adres Defteri'nin "Dosya" menusunu açın ve "Ver" seçeneğinin üzerine gelin. Açılacak küçük kutuda ise "Adres Defteri (WAB)" satırını tıklayın.

BİLGİ: E-POSTA GRUPLARI

Toplu e-posta mesajlarını göndermek için e-posta gruplan kullanılır. Bu gruplar, genellikle belli bir amaç için oluşturulur (örneğin lise arkadaşlarınızla bir grup oluşturabilirsiniz). E-posta göndermek isteyen kişi, mesajını tek bir adres (gruba ait özel isim) yazarak gruptaki tüm alıcılara gönderebilir.