34)Word ile Telefon Rehberi Oluşturmak

34)Word ile Telefon Rehberi Oluşturmak
Word, tabloları kullanarak pek çok ihtiyacınızı çok pratik bir şekilde karşılamanızı sağlayabilir. Örneğin tabloların yardımıyla basit bir telefon rehberi oluşturmanız mümkün.

Arkadaşlarınızın ve tanıdıklarınızın telefon numaraları, sürekli kaybolup duran küçük kağıt parçalarına yazılı halde mi duruyor? Ya da işiniz gereği iletişim halinde bulanmanız gereken önemli kişilerin bilgilerini kartvizit yığını halinde mi saklıyorsunuz? Eğer öyleyse, bilgisayarınızda kendinize ait bir telefon rehberi hazırlamanın da vakti gelmiş demektir. Bu telefon rehberinin en büyük avantajı, dilediğinizde üzerinde değişiklikler yapabilme özgürlüğüdür. İşte Word programı ile basit bir telefon rehberi oluşturmanın yolu...

1- Tablonun Yaratılması

"Tablo" menüsünden "Ekle" satırının üzerine gelin ve "Tablo" seçeneğine tıklayın. Açılan pencereyi kullanarak tablonuzun kaç satır ve sütundan oluşacağını belirleyebilirsiniz. Bu arada küçük bir hatırlatma... Tablonuz, imlecin sayfa üzerinde en son bulunduğu yerde yaratılacaktır.

2 Bilgilerin Eklenmesi

Şimdi, tablonuzda bulunmasını istediğiniz bilgileri girin. Bir hücreden diğer hücreye geçmek için ok tuşlarını veya "TAB" tuşunu kullanabilirsiniz.

3- Biçim

Tablonuza isimleri ve telefon numaralarını girdikten sonra, daha profesyonel bir görünüm için de Word'den yardım alabilirsiniz. "Tablo" menüsünden "Otomatik tablo biçimi" seçeneğine tıklayın. Burada, önceden düzenlenmiş pek çok hazır tablo biçimi bulacaksınız. Bunlar arasından hoşunuza giden birini seçip kullanabilirsiniz. Üstteki pencere önceden hazırlanmış biçimlerin adlarını gösterirken, hemen altında seçili olan biçimin önizlemesi yer alır. Beğendiğiniz birinin üzerine tıkladıktan sonra "Uygula" düğmesine basarak tablonuzun biçimini belirleyin. Otomatik biçimin belirlediği yazı tipi, font büyüklüğü ve renk gibi ayarları daha sonra kendi zevkinize göre değiştirmeniz de mümkündür.

4- Sıralama

Tüm verilerinizi girdikten sonra, satırları (örneğin adlarına göre) alfabetik olarak sıralayabilirisiniz. Üstelik Word, her zaman olduğu gibi bu konuda da size yardımcı olacaktır. İmleci tablonuzun üzerindeki her hangi bir alana yerleştirin. Daha sonra "Tablo" menüsünden "Sırala" seçeneğine tıklayın. Karşınıza, ilgili ayarlamaları yapabileceğiniz bir pencere gelecektir. A'dan Z'ye artan ya da azalan şeklinde bir tercih yapabilirsiniz. Böylece isimler A'dan veya Z'den başlayarak sıralanabilir.

5- Ve tablonuz hazır

Artık tablonuzu sabit diske kaydedebilirsiniz. Böylece, her ihtiyaç duyduğunuz anda kullanıma hazır olarak sizi bekleyen bir telefon rehberine sahip oldunuz. Kayıt işlemi için "Dosya" menüsünden "Kaydet" seçeneğine tıklamanız ve dosyanıza isim vermeniz yeterli. Rehber, "Belgelerim" klasörüne kopyalanacaktır. Eğer isterseniz, kayıt için farklı klasörleri seçme şansına sahip olduğunuzu da unutmayın.

BİLGİ: KOLAY DEĞİŞİKLİKLER

Eğer başlangıçta satır veya sütun sayısını yanlış hesapladıysanız hemen paniğe kapılmayın. Her ikisini de daha sonra değiştirebilirsiniz.

BİLGİ: BAŞLIĞA DİKKAT EDİN

Tablonuzu oluşturduktan sonra girdiğiniz isimleri alfabetik olarak sıralamak İsterseniz, unutmamanız gereken önemli bir nokta var. "Tablo" menüsündeki "Sırala" seçeneğini kullanırken, İlk satırdaki başlığı bu sıralamanın dışında tutmanız gerekecektir. Bunun İçin "Başlık satırı var" seçeneğini İşaretlemeniz yeterli.

BİLGİ: EXCEL, WORD VEYA ACCESS

Arşiv yönetimi İçin en uygun program, Microsoft'un Office paketinde yer alan Access'tir; fakat kullanımı fazlasıyla karmaşıktır. Excel İse, özellikle tabloların kullanımı İçin geliştirilmiş yarı profesyonel programlardan birisidir. Bu örnekteki gibi karmaşık olmayan bir tablo İçinse, tercihinizi Word'den yana kullanmanızda yarar var. Böylece amacınıza hiç zorlanmadan, kolayca ulaşabilirsiniz.